В первой статье мы разобрали, что меняется с 1 сентября 2026 года и почему электронные перевозочные документы касаются заказчика напрямую. Теперь — сам процесс по шагам: с кем заключать договоры, кто что подписывает, как документы движутся при погрузке, в пути и на выгрузке, и где заканчивается ГИС ЭПД и начинается обычная бухгалтерия. По ходу поправим несколько устойчивых заблуждений.
Шаг 1. Договор с оператором и доступ к системе
Напрямую к ГИС ЭПД подключиться нельзя — только через аккредитованного оператора ИС ЭПД из реестра Минтранса. Сейчас рабочих операторов несколько: Контур.Диадок, Калуга Астрал, СБИС (Тензор), Такском, СберКорус и другие. Полезный нюанс: «1С-ЭДО» / «1С-ЭПД» сам по себе оператором не является — он работает через аккредитованного оператора (как правило, через Калугу Астрал). Заказчик заключает договор с одним из операторов и получает доступ: веб-кабинет, модуль для 1С, API/коннектор или мобильное приложение.
Для повременной работы транспорта критично, чтобы программа позволяла подписывать документы из любой точки и в любое время. Подписание не привязано к конкретному «рабочему месту»: титул можно подписать из веб-кабинета, мобильного приложения или через «Госключ». Поэтому если машина пришла на разгрузку в нерабочее время, а склад готов её принять, ответственному сотруднику заказчика не нужно физически сидеть за определённым компьютером — он подтверждает приёмку с телефона или из дома (УКЭП/МЧД либо «Госключ»). А если на точке нет связи, работает отложенное подписание: водитель фиксирует факт простой подписью офлайн, и подпись уходит в систему, как только появится сеть. То есть «ночная» погрузка или опоздавшая на выгрузку машина — это вопрос организации дежурного с правом подписи, а не технический тупик.
Мобильные приложения у менеджеров и водителей
Да, такие приложения уже есть. У операторов (Контур.Логистика, СБИС/Saby, 1С-ЭПД и др.) работают мобильные приложения для iOS и Android. Водитель в приложении видит свою накладную, подтверждает приём и выдачу груза простой электронной подписью (ПЭП), фиксирует замечания, получает QR-код для проверки на дороге и работает даже без интернета. Менеджеры заказчика могут подписывать титулы организации квалифицированной подписью (КЭП) с мобильного или через «Госключ» — то есть фактически работать из любого места.
Операторы у сторон могут быть разными
Частая путаница: считают, что заказчик и исполнитель обязаны сидеть у одного оператора. Это не так. С системой (ГИС ЭПД) работают сами участники перевозки; оператор лишь даёт к ней доступ и маршрутизирует документы. Грузоотправитель может быть на «Калуге Астрал», перевозчик — на «Контуре», грузополучатель — на СБИС: документы ходят между ними автоматически через роуминг. Поэтому оператора выбирают по удобству и интеграции со своей учётной системой, а не «под контрагента».
Договор и его спутники: заказ или заявка
Заказчик заключает либо разовый договор на конкретную перевозку, либо рамочный договор об организации перевозок, под который оформляет документы на каждый рейс. Здесь поправлю частое смешение терминов. По Уставу автомобильного транспорта (259-ФЗ, ст. 8) договор перевозки заключается принятием перевозчиком заказа, а при наличии договора об организации перевозок — заявки грузоотправителя.
То есть всё ровно наоборот по сравнению с интуицией: под рамочный договор на несколько перевозок подаются заявки, а заказ — это разовая перевозка без рамочного договора. «Заявка» никуда не исчезает; с 1 сентября 2026 года и заказ, и заявка получают электронные форматы, утверждённые ФНС, и в системе это по сути единый документ — электронный заказ (заявка), или ЭЗЗ. Он обязателен и оформляется на каждую перевозку с каждым перевозчиком.
С кем заключать договор: перевозчик или экспедитор — и кто отвечает за груз
Для заказчика это, возможно, главный вопрос. Есть два разных договора:
- Договор перевозки — с перевозчиком (глава 40 ГК РФ). Перевозчик отвечает за сохранность груза с момента приёма к перевозке до выдачи (ст. 796 ГК РФ). Претензии по утрате или повреждению — к перевозчику.
- Договор транспортной экспедиции — с экспедитором (87-ФЗ). Экспедитор организует перевозку: подбирает и проверяет перевозчика, согласует маршрут, контролирует исполнение, ведёт документы.
И сразу развею миф: экспедитор — это не «курьер при машине» и не грузчик. В этой цепочке экспедитор — организация-посредник, но слово «посредник» сильно недооценивает его роль. На экспедиторе лежат подбор и проверка перевозчика, договорная работа, контроль рейса, разбор нештатных ситуаций и ответственность перед заказчиком по 87-ФЗ. По сути это диспетчерский и управляющий центр перевозки — единое окно ответственности, без которого электронная цепочка просто не доводится до конца. Для заказчика практический смысл прост: если договор с экспедитором, то и претензию вы предъявляете экспедитору, а уже он разбирается с фактическим перевозчиком. Не нужно разыскивать «того самого» перевозчика и судиться с незнакомой компанией — отвечает ваш контрагент.
Экспедитор тоже нанимает: перевозчика или другого экспедитора
Разберём подробно — это полезно и перевозчикам, если заглянут в статью. Получив заказ, экспедитор может: (а) привлечь перевозчика по договору перевозки; (б) привлечь другого экспедитора (субэкспедиция), который уже найдёт перевозчика. Получается цепочка из нескольких звеньев. В электронной накладной при этом в титуле 1 грузоотправителем указывается тот, кто реально передаёт груз (или экспедитор, принявший груз во владение), а перевозчиком — тот, чьи машина и водитель фактически везут. Поэтому контрагент заказчика и тот, кто подписывает титул перевозчика, — нередко разные лица. Важно понимать: каждое звено отвечает перед своим заказчиком по своему договору.
Когда экспедитор выступает перевозчиком
Бывает, что по документам с заказчиком экспедитор выступает как перевозчик. Это законно, если у него есть собственные ресурсы для перевозки: трудовой договор с водителем и транспортное средство в собственности или в аренде (договор аренды ТС). Тогда смешанный договор позволяет указать такого экспедитора в накладной как перевозчика — он и организует перевозку, и фактически её выполняет. Для заказчика это удобно: одно ответственное лицо и за организацию, и за сам груз в пути.
Страхование груза: должна ли страховая быть в системе?
Здесь поправлю ожидание. Страховая компания не обязана быть участником ГИС ЭПД и не подписывает электронную накладную. Страхование груза (или ответственности перевозчика) остаётся отдельным договором — его, как и раньше, можно оформить электронно, по e-mail или у агента. Что меняется: электронная накладная становится удобным и юридически значимым доказательством перевозки и обстоятельств утраты — страховщику больше не нужен бумажный оригинал. Более того, формат ЭТрН позволяет добавить страховую как «иного получателя»: она получит доступ к статусам документооборота и сможет видеть перевозку онлайн, но участником, который формирует или подписывает накладную, не станет. Итого: договор страхования — отдельно, а вот документы по убытку страховая теперь принимает в электронном виде и при желании наблюдает рейс в реальном времени.
Ещё раз о сложностях интеграции с CRM
Коротко напомню (подробный разбор — в первой статье): ваша CRM или TMS не общается с ГИС ЭПД напрямую — только через API оператора, поэтому коннектор привязан к конкретному оператору; форматы ФНС всё ещё дорабатываются, и нужен запас на изменения; справочники (контрагенты, ТС, водители, груз) должны быть валидны под строгий XML; а сам коннектор обязан вести многотитульный жизненный цикл — подписания, исправления, аннулирования, синхронизацию статусов — и показывать логисту реальное состояние рейса.
Средства связи: склад и водитель
- Склад заказчика (на отгрузке и приёмке): нужен компьютер с доступом к программе оператора или к модулю в 1С, а у сотрудника — права на подтверждение операции и подпись (КЭП организации либо МЧД на сотрудника). Кладовщик или оператор склада подтверждает погрузку и приёмку прямо в системе.
- Водитель: мобильное приложение оператора. Он получает приглашение от перевозчика (привязка по номеру телефона), видит свой рейс, подтверждает приём и выдачу груза ПЭП, фиксирует замечания.
Важная поправка про QR-код. QR — это не способ «попасть в заказ», отсканировав экран кладовщика. QR-код формирует сама ГИС ЭПД после подписания титулов погрузки (Т1 и Т2) и отдаёт водителю — в приложение или телеграм-бот. Нужен он для проверки на дороге: водитель показывает QR инспектору ГИБДД или Ространснадзора, тот сканирует и видит данные перевозки; бумажная копия не требуется. Привязка водителя к конкретному рейсу идёт через приглашение в приложении, а не через скан экрана склада.
Погрузка: кто инициирует и кто реагирует
- Грузоотправитель (заказчик или его склад по поручению заказчика) создаёт ЭТрН, заполняет титул 1 и подписывает его КЭП. Документ уходит в ГИС ЭПД и перевозчику.
- Водитель в приложении подтверждает приём груза ПЭП (при расхождениях вносит замечания).
- Перевозчик подписывает титул 2 (КЭП либо водитель через «Госключ»).
- ГИС ЭПД проверяет накладную и формирует QR — рейс «открыт».
Кто за чем следит: заказчик должен вовремя сформировать и подписать титул 1, иначе машина простаивает; перевозчик — отследить входящую накладную и закрыть титул 2. При повременном или ночном режиме у обеих сторон должен быть дежурный с правом подписи.
В пути: работа экспедитора
Здесь экспедитор и отрабатывает свою ценность. Он мониторит статус накладной и движение машины и реагирует на нештатные ситуации:
- задержка или опоздание — предупреждает склад получателя, передоговаривается об окне разгрузки;
- замена машины или водителя (поломка, ДТП) — оформляется титул эстафеты (смена ТС/водителя), система формирует новый QR;
- переадресация, смена получателя или адреса — оформляется титул переадресации;
- авария с грузом — фиксация, фотоматериалы, запуск процедуры по страховке, решение о досыле;
- нет нужных сопроводительных документов (сертификаты, паспорта качества) — экспедитор добирает их у грузоотправителя либо указывает реквизиты в накладной;
- на месте некому подписать (нет контактного лица) — экспедитор находит ответственного с правом подписи, иначе закрытие рейса зависает.
Без этой «ручной» диспетчеризации электронные документы сами себя не закроют — отсюда и ценность экспедитора как управляющего звена.
Выгрузка: зеркало погрузки
- Водитель в приложении подтверждает выдачу груза ПЭП.
- Грузополучатель (заказчик-получатель или его склад) проверяет груз и подписывает титул 3 — полная или частичная приёмка, при необходимости с замечаниями.
- Перевозчик подписывает титул 4 — сдача груза, документооборот по рейсу завершён.
При частичной приёмке или отказе оформляется переадресация, и накладная снова становится «видимой» для контроля. Как и на погрузке, ночная разгрузка решается дежурным с правом подписи или удалённым подписанием.
Дальнейший документооборот: где заканчивается ГИС ЭПД
После закрытия всех титулов перевозочная часть завершена — ЭТрН и заказ (заявка) лежат в ГИС ЭПД и доступны ФНС и контролирующим органам. А вот взаиморасчёты идут уже вне ГИС ЭПД: акты оказанных услуг, счета и счета-фактуры/УПД оформляются через обычный ЭДО (Диадок, СБИС, 1С-ЭДО) и подтягиваются в 1С. Если вы используете накладную как первичный документ для подтверждения расходов и стоимости перевозки, заполняются дополнительные титулы стоимости — тогда сумма перевозки фиксируется прямо в ЭТрН. Грубо говоря: перевозочные документы живут в ГИС ЭПД, а деньги и бухгалтерия — в ЭДО и 1С.
Схема движения документов (коротко)
- Погрузка: Заказчик/Грузоотправитель — Т1 (КЭП) → [оператор] → ГИС ЭПД; Водитель — приём ПЭП; Перевозчик — Т2 (КЭП) → ГИС ЭПД → QR водителю.
- В пути: Водитель → QR → ГИБДД/Ространснадзор; Экспедитор — мониторинг, при сбоях титулы переадресации/эстафеты.
- Выгрузка: Водитель — выдача ПЭП; Грузополучатель — Т3 (КЭП); Перевозчик — Т4 (КЭП) → ГИС ЭПД (рейс закрыт).
- Расчёты: Акт / УПД / счёт-фактура → обычный ЭДО → 1С (вне ГИС ЭПД).
Как с этим процессом работает «РИК»
В «РИК» этот маршрут уже отлажен на практике. Мы заранее распределили роли внутри команды: кто формирует и подписывает титул 1, кто отслеживает входящие накладные и закрывает титул перевозчика, кто из диспетчеров ведёт рейс в пути. Для клиентов-заказчиков мы берём на себя роль управляющего звена — подбираем и проверяем перевозчика, контролируем погрузку, следим за машиной в дороге и сами разбираем нештатные ситуации, оформляя переадресацию или эстафету в системе. Наши склады и водители оснащены под электронный процесс: рабочие места с правами подписи, мобильные приложения, отложенное подписание для точек без связи. Мы помогаем клиентам корректно оформлять заказы и заявки и подсказываем, к кому и как предъявлять требования по грузу. А чтобы вести всё это в одном окне, мы строим коннектор между нашей CRM и системой — тогда статусы рейсов, подписания и документы будут собираться автоматически, без ручного переноса.
Читайте также по теме
- Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года: что это значит для заказчика грузоперевозок
- Электронные перевозочные документы для перевозчика: как подготовиться к 1 сентября 2026 года
Полезные ссылки
- Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ — официальный текст
- Устав автомобильного транспорта (259-ФЗ), ст. 8 — заказ и заявка
- Реестр аккредитованных операторов ИС ЭПД (Минтранс)
- Форматы электронных документов и операторы (ФНС)
- ГИС ЭПД — описание системы (ФГУП «ЗащитаИнфоТранс»)
- Реестр экспедиторов «ГосЛог» — форма подачи уведомления (Госуслуги)
Частые вопросы
Чем заказ отличается от заявки?
Заказ оформляется на разовую перевозку, когда нет рамочного договора. Заявка подаётся, когда между сторонами заключён договор об организации перевозок. С 1 сентября 2026 года оба документа ведутся электронно (ЭЗЗ).
Должны ли заказчик и перевозчик работать у одного оператора?
Нет. С системой ГИС ЭПД работают сами участники перевозки, а операторы лишь дают к ней доступ. Документы между разными операторами передаются автоматически через роуминг.
К кому предъявлять претензии за груз — к перевозчику или экспедитору?
К своему контрагенту по договору. Если договор с экспедитором, претензию предъявляете экспедитору, и он разбирается с фактическим перевозчиком. Если договор напрямую с перевозчиком, отвечает перевозчик.
Должна ли страховая компания быть подключена к ГИС ЭПД?
Нет. Страхование остаётся отдельным договором, а страховщик не подписывает накладную. Его можно лишь добавить в ЭТрН как «иного получателя», чтобы он видел статусы перевозки онлайн.
Как подписать документы, если погрузка ночью или на точке нет связи?
Подписать титул можно из веб-кабинета, мобильного приложения или через «Госключ» — привязки к рабочему месту нет. Без интернета работает отложенное подписание: водитель фиксирует факт офлайн, подпись уходит при появлении сети.
