Если вы перевозчик и ещё не перешли на электронные документы — времени почти не осталось. С 1 сентября 2026 года Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ делает электронную транспортную накладную (ЭТрН) и электронный заказ (заявку) обязательными для всех коммерческих автоперевозок. Для перевозчика это вопрос не удобства, а самой возможности работать: без подписанной ЭТрН вы не сможете легально везти груз, рискуете проблемами на дороге и не получите оплату. А следом идёт второй срок — с 1 марта 2027 года заработает обязательный реестр перевозчиков. Разберём, что именно меняется и как подготовиться без аврала.
Что меняется для перевозчика конкретно
В электронной накладной перевозчик подписывает свои титулы: Т2 — приём груза на погрузке и Т4 — сдачу на выгрузке. Водитель в мобильном приложении подтверждает приём и выдачу груза простой подписью (ПЭП), а перевозчик закрывает свои титулы квалифицированной подписью (КЭП). После подписания титулов погрузки ГИС ЭПД формирует QR-код, который водитель предъявляет инспектору ГИБДД или Ространснадзора. Именно перевозчика останавливают на дороге — и именно у него в телефоне должен быть действующий QR, а не пачка бумаги. С 1 сентября бумажную накладную при коммерческом рейсе инспектор принимать не обязан, а её отсутствие в электронном виде превращается в проблему прямо в пути.
Чем подписывать: перевозчик и водитель
Подписей в процессе несколько, и важно не путать, какая где нужна:
- КЭП организации — усиленная квалифицированная подпись для титулов перевозчика. Руководителю или ИП выдаётся бесплатно в удостоверяющем центре ФНС.
- НЭП «Госключ» — неквалифицированная подпись в приложении «Госключ»: рабочая альтернатива для подписания от лица перевозчика, в том числе водителем при наличии связи.
- ПЭП водителя — простая подпись в мобильном приложении, которой водитель фиксирует факт приёма и выдачи груза.
- МЧД — машиночитаемая доверенность на сотрудника или наёмного водителя, чтобы он мог подписывать от имени организации.
Нужен ли перевозчику электронный путевой лист
Отдельно про путевой лист — снимем частый вопрос. Сам путевой лист остаётся обязательным для коммерческих рейсов, но переводить его в электронный вид (ЭПЛ) через ГИС ЭПД с 1 сентября 2026 года обязаны только перевозчики алкогольной и спиртосодержащей продукции. Для остальных перевозок ЭПЛ не входит в перечень обязательных электронных документов по 140-ФЗ — путевой лист можно вести как прежде. Тем не менее электронный вариант удобен: он упрощает учёт топлива и контроль рейсов, а его титулы (например, отметки механика и медработника) подписываются в том же приложении. Если возите алкоголь — закладывайте ЭПЛ в подготовку наравне с ЭТрН.
Наёмные водители и перевозчики-ИП
Если вы привлекаете сторонних водителей или машины, водителя приглашают в приложение оператора по ссылке или QR-коду и наделяют временной МЧД на подписание конкретной перевозки. Водитель авторизуется по номеру телефона, видит свой рейс и подтверждает погрузку и выгрузку ПЭП — отдельная учётная система ему не нужна. Это снимает главную «боль» наёмного транспорта: водителя не надо заводить в 1С, достаточно приглашения на рейс. Сценарий приглашения по QR или ссылке лучше всего проработан у крупных операторов, и именно его стоит проверить при выборе сервиса.
Связь, приложение и работа без интернета
Пункты погрузки часто стоят там, где нет сети, — поле, карьер, рудник. Это не повод срывать рейс. Приложения операторов (Контур.Логистика, СБИС, 1С-ЭПД и др.) работают офлайн: QR-код и данные накладной сохраняются на устройстве водителя, а подписание — отложенное. Водитель фиксирует факт погрузки простой подписью без сети, подпись уходит в систему при первом подключении, а менеджер перевозчика закрывает титул КЭП из офиса. То есть «глухой» склад или ночная погрузка — решаемый организационный вопрос, а не технический тупик.
Через кого подключаться: оператор ИС ЭПД
Напрямую в ГИС ЭПД работать нельзя — только через аккредитованного оператора из реестра Минтранса: Контур.Диадок, Калуга Астрал, СБИС (Тензор), Такском, СберКорус и другие. У вас и у контрагента операторы могут быть разными — документы ходят между ними через роуминг автоматически, заставлять заказчика менять оператора не нужно. Выбирайте по трём критериям: интеграция с вашей учётной системой или TMS (например, 1С:Транспортная логистика), удобное мобильное приложение для водителей и проработанный сценарий приглашения наёмных водителей.
Второй дедлайн: реестр перевозчиков с 1 марта 2027 года
Перейти на ЭПД — это лишь первый срок. С 1 марта 2027 года Федеральный закон от 29.12.2025 № 520-ФЗ вводит обязательный реестр грузоперевозчиков на платформе «ГосЛог», который ведёт Ространснадзор. Он касается всех юрлиц и ИП с грузовиками технически допустимой массой свыше 3,5 тонн, кроме перевозок для собственных нужд и международников с действующей лицензией. Ключевое, что нужно знать заранее:
- без записи в реестре возить грузы нельзя, а заключать с вами договор перевозки заказчику тоже будет запрещено;
- уведомление подаётся через личный кабинет на Госуслугах, выписку формируют за один рабочий день;
- в реестр вносят данные о компании, о каждом транспортном средстве, страховом покрытии и ответственном за безопасность дорожного движения;
- одно транспортное средство может быть закреплено только за одним перевозчиком; машины по договору аренды с экипажем в реестр не вносятся;
- из реестра исключают по решению суда, после ДТП и если 15 дней нет актуальных данных хотя бы об одном ТС.
Экспедиторов отдельный реестр на «ГосЛог» коснулся раньше — с 1 марта 2026 года, и срок подачи уведомления для действующих компаний истёк 30 апреля 2026 года. Если вы одновременно и перевозчик, и экспедитор, понадобятся обе регистрации.
Штрафы и проверки на дороге
Точные размеры штрафов именно за неприменение ЭПД законодатель ещё дорабатывает, но последствия для перевозчика уже вполне реальны. Без корректной электронной накладной рейс могут «подвесить» на проверке, а к перевозчику применимы нормы КоАП об отсутствии перевозочных документов. Для экспедиторской деятельности вне реестра ответственность уже действует. И отдельно — чисто коммерческий риск: заказчик не примет груз и не оплатит рейс, пока титулы не подписаны. На практике именно потеря оплаты и простой машины бьют по перевозчику быстрее любого штрафа.
Как подготовиться перевозчику: чек-лист
- Выберите оператора ИС ЭПД и настройте интеграцию с 1С или вашей TMS, чтобы накладные формировались из учётной системы, а не вручную.
- Оформите подписи: УКЭП на руководителя или ИП, МЧД на сотрудников, подключите «Госключ» для водителей.
- Настройте подключение водителей — приглашение в приложение по ссылке или QR-коду и временные МЧД на рейс для наёмных.
- Прогоните пилот на нескольких рейсах и обучите диспетчеров и водителей: кто какой титул подписывает, что делать без связи и при замене ТС или водителя.
- Проверьте контрагентов и роуминг и заранее спланируйте регистрацию в реестре перевозчиков к 1 марта 2027 года.
Схема для перевозчика (коротко)
- Погрузка: Грузоотправитель — Т1; Водитель — приём (ПЭП); Перевозчик — Т2 (КЭП или «Госключ») → ГИС ЭПД → QR водителю.
- В пути: водитель показывает QR инспектору ГИБДД/Ространснадзора; при замене ТС или водителя — титул эстафеты и новый QR.
- Выгрузка: Водитель — выдача (ПЭП); Грузополучатель — Т3; Перевозчик — Т4 (КЭП) → рейс закрыт.
- Два срока: 01.09.2026 — обязательные ЭПД; 01.03.2027 — реестр перевозчиков (520-ФЗ).
Как с этим работает «РИК»
В «РИК» электронный документооборот в перевозках уже работает в боевом режиме. Как сторона, которая заказывает и организует перевозки, мы выстроили процесс под ЭПД: подписываем свои титулы, ведём рейсы в системе и ждём того же от перевозчиков-партнёров. Тем, кто работает с нами, мы помогаем войти в процесс — подсказываем, как подключить водителей, какие подписи нужны и как не «подвесить» рейс на проверке. Мы уже зарегистрированы на «ГосЛог» и держим в фокусе оба срока — сентябрь 2026 и март 2027, — чтобы переход не ударил ни по нашим маршрутам, ни по нашим контрагентам. Перевозчик, готовый к ЭПД, для нас — приоритетный партнёр.
Перевозчику сейчас выгоднее всего готовиться заранее: подключиться к оператору, обучить водителей и спокойно прогнать пилот, а не разбираться с этим в августе в режиме аврала. Тот, кто войдёт в электронный документооборот первым, получит и спокойные рейсы, и преимущество — с готовым к ЭПД перевозчиком заказчики работают охотнее.
Читайте также по теме
- Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года: что это значит для заказчика грузоперевозок
- Как устроен процесс электронной перевозки: пошаговый разбор для заказчика
Полезные ссылки
- Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ — официальный текст
- Федеральный закон от 29.12.2025 № 520-ФЗ — реестр перевозчиков
- Минтранс — порядок ведения реестра грузоперевозчиков
- Реестр аккредитованных операторов ИС ЭПД (Минтранс)
- Форматы электронных документов и операторы (ФНС)
- ГИС ЭПД — описание системы (ФГУП «ЗащитаИнфоТранс»)
Частые вопросы
Какие титулы накладной подписывает перевозчик?
Перевозчик подписывает титул 2 (приём груза на погрузке) и титул 4 (сдача на выгрузке) квалифицированной подписью или через «Госключ». Водитель отдельно подтверждает приём и выдачу груза простой подписью в приложении.
Как подключить наёмного водителя?
Водителя приглашают в мобильное приложение оператора по ссылке или QR-коду и выдают временную машиночитаемую доверенность (МЧД) на рейс. Он авторизуется по номеру телефона и подтверждает погрузку и выгрузку — отдельная учётная система ему не нужна.
Что показывать инспектору ГИБДД вместо бумажной накладной?
QR-код из мобильного приложения водителя. ГИС ЭПД формирует его после подписания титулов погрузки, инспектор сканирует код и видит данные перевозки. Бумажная копия не нужна, и QR работает даже без интернета.
Когда перевозчику нужно регистрироваться в реестре перевозчиков?
С 1 марта 2027 года по закону 520-ФЗ. Регистрация обязательна для юрлиц и ИП с грузовиками массой свыше 3,5 тонн, подаётся через Госуслуги, выписку формируют за один рабочий день. Без записи в реестре возить грузы будет нельзя.
Нужен ли перевозчику электронный путевой лист?
Электронный путевой лист (ЭПЛ) обязателен с 1 сентября 2026 года только для перевозок алкогольной и спиртосодержащей продукции. Для остальных перевозок путевой лист можно вести как прежде.
